...
Работаем для всех городов России
...

*Данная статья является интеллектуальной собственностью. Копирование материалов без активной ссылки на источник запрещено!

9 плюсов электронного документооборота для бухгалтера

9 плюсов электронного документооборота для бухгалтера

В ГК «Баланс-Софт» электронный документооборот внедрён с 2013 года. Наш бухгалтер составила список того, как ЭДО облегчил её работу.

  1. Экономит деньги: электронный документооборот в 5,8 раз дешевле бумажного. В расчёт взяты только почтовые расходы, не считая стоимости бумаги и картриджей.
  2. Плюс при бумажном документообороте мы оплачивали время сотрудника, который запечатывал конверты и стоял в очереди на почте. А сейчас этот сотрудник выполняют задачи, которые приносят бизнесу прибыль.

  3. Экономит время: теперь не нужно направлять бумажные документы по всем, кто должен подписать, и ждать, когда подписанные документы вернутся.
  4. Всё происходит мгновенно: отправила электронно на подпись — тут же получила подписанный документ. Или не подписанный, но с комментарием что не так. Я вношу исправления и снова отправляю на подпись.

    С бумажным документом мне пришлось бы сначала дождаться, пока документ дойдёт до адресата, контрагент напишет или позвонит об ошибке, потом распечатать исправленную версию, снова отправить на подпись и снова ждать возврата.

    При обмене с контрагентами тоже всё ускоряется: мы получили документ, проверили, если есть неточность в реквизитах, отклонили и указали причину отклонения. Контрагент быстро вносит изменения, и вот мы уже подписываем документы с корректными данными.

  5. Быстрое получение оплат: контрагенты видят наши счета сразу после отправки и быстрее их оплачивают.
  6. Документы не теряются на почте и не приходится тратить дополнительные деньги и время на повторную отправку. По ЭДО я точно знаю, кому ушли документы, и даже вижу, посмотрел их контрагент или нет.
  7. Не нужно каждый раз вбивать реквизиты. В нашей компании СБИС интегрировали с 1С, поэтому в 1С появилась вкладка со всеми входящими документами из СБИС.

    Оттуда можно загрузить документ вместе со всеми реквизитами и номенклатурой. При этом если номенклатурные названия поставщика отличаются от наших, я просто меняю их на нужные из нашего каталога.

  8. Уменьшается количество ошибок. Легко допустить ошибку, когда вручную вносишь реквизиты и номенклатуру, но сейчас у нас есть интеграция 1С и СБИС, поэтому количество таких ошибок стремится к нулю.
  9. Нет лишних дубликатов документов: когда я загружаю документ из СБИС в 1С, программа автоматически проводит сверку, и, если такой документ уже есть в 1С, у меня появится оповещение.
  10. Быстрый поиск: по наименованию или ИНН всегда легко найти нужного контрагента в СБИС и увидеть весь документооборот с ним. Можно быстро найти любую отчётность и посмотреть необходимые данные. Не нужно перелистывать большие папки, чтобы найти, что ищешь.
  11. Не нужны шкафы для хранения. По закону документы должны храниться 5 лет. У нас группа компаний, и для хранения пришлось бы выделять отдельную комнату.

С ЭДО всё гораздо удобнее — документы хранятся на сервере СБИС бессрочно, мы в любой момент можем получить к ним доступ. Или дать доступ проверяющему из налоговой при необходимости.

Все вопросы по ЭДО и СБИС вы можете задать специалистам Группы компаний «Баланс» по номеру 8 800 511-13-41.

Мы подберём оптимальное решение по функционалу и стоимости, которое станет отличным помощником для вашего бизнеса.