8-800-511-13-41 Работаем для всех городов России
...

*Данная статья является интеллектуальной собственностью. Копирование материалов без активной ссылки на источник запрещено!

10 мифов об электронном документообороте

Мы собрали главные вопросы и страхи, которые мешают перейти на электронный документооборот. Если вы сомневаетесь в законности и безопасности ЭДО, то эта статья для вас.

Электронные документы не признаются в суде

Если придёт проверяющий из налоговой, всё равно придётся распечатывать все документы

Если сломается компьютер, то все документы могут исчезнуть

Кто-то может удалить все документы или перехватить те, что я отправляю

Документ подпишет кто-то, кто не имеет права подписи

Можно случайно отправить документ непонятно кому

ЭДО сложно внедрить

Если контрагент пользуется бумажным документооборотом, то нет смысла в ЭДО

Если у контрагента другой оператор ЭДО, то отправить документ не получится

Можно случайно подписать и отправить документ с ошибкой

10 мифов об электронном документообороте

Электронные документы не признаются в суде

Электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью (КЭП) приравниваются к бумажным документам, которые подписаны собственноручно. Аналогично и с документами, которые должны быть заверены печатью, — электронный документ, подписанный КЭП приравнивается к документу, заверенному печатью (63-ФЗ «Об электронной подписи» ст 6, пункты 1, 3).

Счета-фактуры будут считаться юридически значимыми, если соблюдать 3 условия:

  1. счёт-фактура был выставлен или получен через оператора ЭДО, включённого в сеть доверия ФНС. Регламент выставления (получения) утверждён приказом Минфина РФ от 05.02.2021 № 14н;
  2. формат электронного счёта-фактуры полностью соответствует требованиям приказа от 19.12.2018г. №ММВ-7-15/820@ ФНС России;
  3. счет-фактура подписан электронной подписью, которая выдана ФНС, Доверенным лицом УЦ ФНС или удостоверяющими центрами, признанными ФНС.

Если придёт проверяющий из налоговой, всё равно придётся распечатывать все документы

Нет. При налоговой проверке вы имеете право не распечатывать документы. Для этого вам нужно предоставить проверяющему доступ к электронным документам. 

По запросу пользователей электронные копии архивных документов выдаются в электронной форме либо пересылаются по информационно-телекоммуникационным сетям. Электронные копии архивных документов заверяются электронной подписью руководителя организации или иного уполномоченного им должностного лица (п. п. 2.47, 5.14 Правил, утв. Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526). 

Если сломается компьютер, то все документы могут исчезнуть

Нет, документы хранятся на сервере оператора ЭДО. Так что если с компьютером что-то случится, вы просто зайдёте в ваш аккаунт с другого компьютера и получите доступ ко всем вашим документам.

Кто-то может удалить все документы или перехватить те, что я отправляю

СБИС берёт на себя обязанность обеспечить конфиденциальность информации. Для этого используется несколько уровней защиты.

  1. Войти в ваш аккаунт можно по ключу электронной подписи или по логину и паролю. Если вы не будете их никому передавать, ваши документы в безопасности. Также можно настроить смс-подтверждение — вы получите сообщение, если кто-то попытается зайти в ваш аккаунт. И настроить ограничение доступа по IP-адресам — в систему не смогут зайти с другого IP-адреса.
  2. Все документы, которые вы отправляете в СБИС, проходят по защищённым каналам HTTPS, а шифрование организовано на базе SSL-сертификата Sectigo.
  3. Протокол HTTPS работает по принципу обмена ключами шифрования. То есть прежде чем ответить на запрос от браузера, сервер предъявляет ключ — SSL-certificate. Браузер проверяет подлинность ключа в Центре сертификации. Если ключ «подошёл», браузер и сервер доверяют друг другу и договариваются о разовом шифре. Так происходит каждый раз при обмене данными.

  4. Те документы, которые хранятся на сервере СБИС, зашифрованы с помощью программно-аппаратного комплекса КриптоПро. Даже если кто-то доберётся до них, то не сможет расшифровать без ключа расшифровки.
  5. Физически центр обработки данных, где находятся сервера, находится под круглосуточной охраной с внешним и внутренним видеонаблюдением.

Все эти меры делают невозможным доступ к вашим документам для третьих лиц.

Документ подпишет кто-то, кто не имеет права подписи

Чтобы этого избежать, вы можете:

Можно случайно отправить документ непонятно кому

При отправке документа вы выбираете получателя — по ИНН или по названию организации. Если вдруг ошиблись с адресатом, то нужно аннулировать документ. После аннулирования с документом уже нельзя ничего сделать.

ЭДО сложно внедрить

Если у вас небольшой документооборот — меньше 30–50 исходящих писем в месяц, то вам подойдёт тариф в облаке.

Для этого вам зарегистрироваться в СБИС и оплатить подходящий тариф ЭДО — всё, вы можете отправлять и получать электронные документы.

Если же у вас больше 50 исходящих в месяц, то, возможно, вам будет удобнее интегрировать СБИС с 1С. Если 1С без доработок, то интеграция занимает 15–20 минут. В 1С появится новое окно, в котором можно работать со всеми исходящими и входящими сообщениями, не переходя в СБИС. У нас услуга интеграции стоит 3000 рублей.

Если контрагент пользуется бумажным документооборотом, то нет смысла в ЭДО

Если вы хотите сэкономить и перейти на ЭДО, но большинство ваших контрагентов предпочитают бумажный документооборот, то можно подключить услугу SignedOnPage (ЭДО без оператора). 

Она позволяет отправлять на e-mail защищённую ссылку на документ. Клиент получает письмо, переходит по ссылке и подписывает документы своей электронной подписью. В этот момент для него автоматически активируется личный кабинет и открывается раздел «Документы/Входящие». Для контрагента этот аккаунт бесплатный, он может подписывать входящие, но отправлять исходящие не может.

Если у контрагента другой оператор ЭДО, то отправить документ не получится

Вы можете как отправить, так и получить документ от контрагента, если у вас разные операторы ЭДО. Просто понадобится подключить роуминг — промежуточное звено между разными операторами при электронном документообороте.

Неважно, какой оператор ЭДО у вашего контрагента — вместе с отправкой документов система автоматически предложит отправить приглашение к обмену документами. Когда контрагент примет приглашение, сможет просмотреть и подписать документы.

Получение писем в роуминге бесплатно, отправка идёт по тому тарифу, который у вас подключён.

Можно случайно подписать и отправить документ с ошибкой

Такая ситуация возможна не только при электронном документообороте. Вы точно так же можете не заметить ошибку, распечатать документ, подписать и отправить по почте. 

В этой ситуации вам придётся связаться с контрагентом, сообщить об ошибке, снова распечатать, подписать и отправить по почте уже исправленный вариант. 

При электронном документообороте вы просто отправляете запрос на аннулирование документа. Контрагент мгновенно видит его, подтверждает и получает исправленный вариант. Без временны́х затрат, без оплаты бумаги и стоимости отправки почтой.

В СБИС есть возможность редактирования даже подписанных документов, если документ не защищён от изменений. Тогда потребуется пересогласование — контрагент увидит новую редакцию, а также историю изменений на вкладке «Лента».

Если у вас остались вопросы по работе с ЭДО — звоните по номеру 8 800 511-13-41.