8-800-511-13-41 Работаем для всех городов России
...

*Данная статья является интеллектуальной собственностью. Копирование материалов без активной ссылки на источник запрещено!

Электронный и бумажный документооборот: что выгоднее

Электронный и бумажный документооборот

Бумажный документооборот привычнее, проще и, кажется, выгоднее, чем электронный. Давайте сравним стоимость бумажного и электронного документооборота на примере одной из наших компаний.

Для организации бумажного документооборота нужны: Для электронного документооборота нужны:
  1. Бумага для печати
  2. Принтер + его обслуживание в случае поломки
  3. Картриджи для принтера
  4. Сотрудник, который будет заниматься отправкой документов: упаковывать их в конверты, относить на почту, стоять в очереди
  5. Деньги на отправку писем через почту:
  • просто письмо — 30 рублей
  • заказное — 50 рублей
  • с описью и уведомлением — 100 рублей
    1. Электронная подпись
      Для большинства наших клиентов — это малый и средний бизнес — нужны две подписи: для руководителя и для бухгалтера.
    2. КЭП руководителю бесплатно выдает ФНС.

      Одна КЭП на сотрудника входит в стоимость аккаунта СБИС:

      — выпуск 1200 рублей, единоразовый платеж

      — продление — бесплатно, если продлеваете СБИС

    3. Аккаунт в СБИС — 500 рублей.
    4. Подключение тарифа для обмена документами с контрагентами:
  • 200 исходящих в год — 2500 рублей.
  • 1200 исходящих в год — 6000 рублей.
  •  

    У нас 744 исходящих письма в год.

    Из них примерно треть писем мы отправляем как простые, треть — как заказные, и треть с описью и уведомлением.

    Получается 44 640 рублей в месяц (744/3 * 30) + (744/3 * 50) + (744/3 * 100)

    Это только на отправку писем. Без учёта стоимости бумаги, картриджей и обслуживания принтеров, потому что цены нестабильные. Без учёта зарплаты сотрудника, который запечатывает конверты, стоит в очереди на почте, потому что этот показатель варьируется в разных компаниях.

    Если все эти письма отправлять через ЭДО, то в год выходит такая сумма:

    1. Электронная подпись на сотрудника — 1 200 рублей за выпуск оплачиваете один раз, продление бесплатно, если продлеваете СБИС
    2. Аккаунт в СБИС — 500 рублей.
    3. Подключение тарифа для обмена документами с контрагентами на 1200 исходящих — 6 000 рублей.

    Итого: 7 700 рублей в первый год и 6500 рублей со второго года.

    Значит, ЭДО минимум в 5,8 раз дешевле, чем бумажный документооборот. 

    Давайте сделаем расчёт для компании с меньшим документооборотом и посмотрим, выгодно ли переходить на ЭДО или бумажный дешевле.

    Например, у вас 200 исходящих писем в год.

    Тогда ваши траты на обмен бумажными документами будут:

    12 000 рублей в год только на отправку почтой = (200/3 * 30) +(200/3 * 50) = (200/3 * 100)

    Траты на ЭДО:

    1. Электронная подпись на сотрудника — 1 200 рублей за выпуск оплачиваете один раз, продление бесплатно, если продлеваете СБИС
    2. Аккаунт в СБИС — 500 рублей.
    3. Подключение тарифа для обмена документами с контрагентами на 200 исходящих — 2500 рублей. 

    Итого: 4200 в первый год и 3000 рублей продление со второго года.

    Даже с минимальным документооборотом ЭДО выгоднее: в первый год почти в 3 раза, в 4 раза со второго года. Опять же — это без учёта бумаги, картриджей и времени работы сотрудника, которому вы платите, чтобы он стоял в очереди на почте.

    Но помимо денежного вопроса, вокруг использования ЭДО много других мифов, которые мы разоблачаем в этой статье.